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Publié : 19 mai 2005

L’argent à l’école

Règle générale
L’école, en tant qu’institution, ne peut gérer la moindre somme d’argent. Il est donc indispensable de créer une structure de type associatif qui pourra rendre les services attendus, attester la régularité et la transparence de toute opération financière réalisée en parfaite légalité.
Toute manipulation d’argent, si minime soit-elle, à l’école doit être contrôlable à tout moment et obéir aux règles classiques de comptabilité.

Principes

Deux types de structure existent :
- L’Association scolaire, de type loi 1901. Elle est déclarée en préfecture, (frais de parution au B.O. à régler une seule fois). Elle a une existence juridique et permet l’ouverture de comptes postaux ou bancaires. Elle peut s’affilier à des Fédérations (U.S.E.P, Ligue de l’Enseignement...). Elle fixe le montant des cotisations annuelles de ses membres.
- L’OCCE, c’est une association départementale. A ce titre l’école affiliée n’a pas de déclaration à faire en préfecture. L’école et les membres affiliés (enfants et adultes) paient une cotisation valable pour une année scolaire. L’école peut alors demander au trésorier départemental de l’association l’ouverture d’un compte postal ou bancaire au nom de l’ OCCE.

Ces deux structures peuvent organiser des fêtes, des sorties scolaires, souscrire des assurances. Elles peuvent percevoir des subventions (municipales ou autres) et des dons. Elles sont administrées selon leurs propres statuts. Il convient d’ouvrir un compte bancaire propre. En tout état de cause, il ne faut jamais mélanger l’argent personnel avec celui de la coopérative. Chaque dépense
(charge) et chaque recette (produit) doivent donner lieu à une ligne d’écriture spécifique dans le cahier de comptabilité.
Il est conseillé d’impliquer les enfants à la vie de l’association ou de la coopérative et d’informer les parents et les élus dans le cadre des conseils d’école.

Cahier de comptabilité

Il est obligatoire à chaque niveau, classe et école. Il est à ajouter à la liste des documents à présenter lors d’une inspection.
Les recettes doivent être justifiées par un reçu, les dépenses par une facture ou un ticket de caisse. Ces justificatifs constituent une pièce comptable qui est numérotée dans l’ordre de son inscription sur le cahier de comptabilité. (Ils peuvent être collés sur des feuilles ou dans un cahier afin d’éviter leur perte).
Chaque opération sera ventilée dans des rubriques définies.

Exemples
Recettes
- cotisations perçues
- produits des cessions (ventes diverses)
- produits des activités éducatives
- subventions perçues
- autres produits courants
- produits financiers
- produits exceptionnels

Dépenses
- achats pour cession (achats divers)
- charges des activités éducatives
- cotisations - assurance
- autres charges courantes
- charges exceptionnelles
- budget de gros équipements